Gerenciar um negócio do setor alimentício não é tarefa fácil. Desde planejar e organizar o estoque até manter um excelente atendimento ao cliente, há muitas responsabilidades em jogo.
E, quando se trata de estoque, o desafio costuma ser maior. Afinal, um estoque mal gerenciado pode resultar em prejuízos financeiros, problemas sanitários e perdas e desperdícios.
Um relatório recente da Associação Brasileira de Supermercados (ABRAS) constatou que a média percentual de perdas no setor de supermercados foi de 32%, um aumento de 4% em comparação ao ano anterior.
É claro que os valores variam de negócio para negócio, mas é um grande percentual, não é? Fazendo um cálculo rápido para aplicarmos à realidade: se o seu estabelecimento tivesse um estoque de R$10.000 em produtos, R$3.200 seriam perdidos. A organização é peça-chave para isso não acontecer.
Para ajudar você a manter tudo sob controle, preparamos este guia completo com o passo a passo para organizar o estoque do seu negócio.
Vamos abordar desde as melhores práticas de armazenamento até dicas de tecnologia que podem transformar a sua gestão de estoque.
Importância de organizar o estoque
Antes de mergulharmos nas estratégias, é muito importante entender por que a gestão de estoque é tão vital para o seu negócio. Um estoque bem gerenciado:
Reduz desperdícios: Produtos perecíveis precisam de atenção especial para evitar que passem da validade.
Melhora o fluxo de caixa: Controlar o estoque evita compras desnecessárias e libera verba para outras áreas.
Garante qualidade: Produtos frescos e em boas condições são essenciais para manter a satisfação dos clientes.
Aumenta a eficiência: Uma boa organização reduz o tempo de busca por itens e melhora o atendimento.
Passo a passo para organizar o estoque
1. Realize um inventário completo
O primeiro passo para organizar seu estoque é saber exatamente o que você tem. Realize um inventário completo, categorizando os itens por tipo, data de validade e frequência de uso. Você pode utilizar uma planilha ou, preferencialmente, um software de gestão de estoque para manter tudo registrado e acessível.
Acostumou com o caderno ou bloco de notas na correria do dia a dia? Por mais que você tenha familiaridade e facilidade com uma forma mais “tradicional” de registro, lembre-se que o objetivo aqui é manter a organização.
Portanto, contar com a tecnologia vai permitir o fácil acesso de outras pessoas ao controle de estoque, garantir previsibilidade, evitar perdas de informação e também possibilitar uma análise histórica mais apurada e detalhada.
2. Faça um planejamento
Muito se fala sobre inventário e antecipação de compras. Mas de que adianta levantar todas as informações periodicamente e não aproveitá-las para ter uma previsibilidade e organização facilitada nos próximos meses?
Procure organizar seu histórico do último ano ou do trimestre/semestre do mesmo período, comparando o comportamento de compra para ser mais assertivo nas quantidades e produtos a serem repostos. Além disso, faça uma pesquisa de mercado e olhe para seu histórico dos últimos meses.
Organizar o estoque também exige uma análise minuciosa do que está funcionando, o que não, e principalmente: o que compensa mais financeiramente de acordo com a lei da oferta e demanda.
3. Classifique os itens por categoria
Separe os produtos por categorias como perecíveis, não-perecíveis, itens de limpeza, embalagens e assim por diante. Essa divisão facilita na hora de localizar o que você precisa e também ajuda a identificar quais produtos precisam de uma rotação mais rápida.
4. Adote a técnica FIFO (First In, First Out)
No setor alimentício, utilizar a técnica FIFO é essencial. Isso significa que os produtos mais antigos são os primeiros a serem utilizados. Dessa forma, você evita que itens se acumulem e percam a validade. Organize suas prateleiras para que os produtos novos fiquem atrás dos mais antigos.
5. Invista em tecnologia para organizar o estoque
A tecnologia é uma grande aliada na otimização de estoque. Sistemas de gestão de estoque, como ERP (Enterprise Resource Planning), ajudam a monitorar entradas e saídas, prever demandas e gerar relatórios detalhados.
Esses sistemas podem ser integrados a outras ferramentas de gestão financeira e de vendas, proporcionando uma visão completa do negócio.
6. Mantenha o local de armazenamento limpo e organizado
A limpeza e a organização do local de armazenamento são fundamentais para manter a qualidade dos produtos e a eficiência do trabalho.
Garanta que todos os itens estão armazenados de acordo com as normas de higiene e segurança alimentar. Prateleiras bem arrumadas e corredores livres facilitam a movimentação e a localização dos produtos.
7. Realize auditorias regularmente
Estabeleça uma rotina de auditorias no estoque. Elas ajudam a identificar falhas entre o inventário registrado e o físico, além de permitir ajustes rápidos antes que problemas maiores ocorram.
As auditorias também são uma boa oportunidade para treinar a equipe e reforçar boas práticas de gestão de estoque.
Dicas extras para evitar desperdícios
Treine sua equipe
Um estoque bem gerenciado depende também da sua equipe. Treine todos os funcionários sobre a importância do controle de estoque, boas práticas de armazenamento e uso adequado dos produtos. Incentive uma cultura de responsabilidade e cuidado com os insumos.
Tecnologias que podem ajudar
Existem diversos softwares de gestão de estoque disponíveis no mercado que podem ajudar a automatizar e otimizar suas operações. Alguns exemplos populares incluem:
- ERP (Enterprise Resource Planning): Integra diferentes áreas do negócio, incluindo estoque, vendas e finanças.
- WMS (Warehouse Management System): Focado na gestão de armazéns, auxilia na organização e controle dos produtos.
- Sistemas de PDV (Ponto de Venda): Além de registrar vendas, muitos sistemas de PDV também gerenciam o estoque em tempo real.
- Aplicativos de Controle de Validade: Uma excelente ferramenta para evitar desperdícios. Eles enviam alertas quando a data de validade de um item está próxima, permitindo ações preventivas, como promoções para acelerar a venda desses produtos.
Estratégias de marketing para otimizar vendas
Realizar promoções e oferecer descontos em produtos próximos da data de validade é uma maneira eficaz de evitar perdas. Além disso, essas ações podem atrair mais clientes e aumentar as vendas em períodos de baixa demanda.
Também é importante manter a comunicação e o acompanhamento dos setores de marketing e vendas frequente para auxiliar nas divulgações. Publicações regulares e de qualidade ajudam a manter seu público informado e interessado no que seu estabelecimento oferece.
Produza conteúdos educativos e informativos sobre seus produtos. Vídeos de receitas, dicas de conservação e utilização dos itens são exemplos de conteúdos que podem engajar seus clientes e valorizar seus produtos.
Você também pode programar estratégias exclusivas para o delivery! Conforme previsibilidade de estoque, incentive promoções, combos e benefícios para os produtos que precisam sair. Além dos aplicativos e sites em si, uma oportunidade é divulgar em flyers físicos entregues junto ao pedido.
Tenha parcerias confiáveis
Trabalhar com fornecedores confiáveis garante que você receba produtos de qualidade dentro do prazo esperado. Além disso, estabelecer parcerias sólidas pode facilitar negociações de prazos e condições de pagamento, contribuindo para um melhor fluxo de caixa.
Sem embalagem, não tem como vender os produtos!
De nada adianta aplicar diversas estratégias para renovar e acabar com o estoque, mas na hora de vender não ter as embalagens ideais. Além disso, a conservação e a qualidade dos alimentos dependem diretamente da qualidade do armazenamento no próprio recipiente.
Por isso, se o seu estoque tem apresentado muitas perdas de alimentos não manuseados, é um sinal de que você deve reavaliar suas embalagens.
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